原中工学院各类归档文件材料载体使用要求及书写规范
为加强我校档案工作的管理，最大限度地延长档案的使用寿命，确保档案的安全，有效地为国家和学校积累档案史料，更好地为学校各项工作服务，根据20**豫政[72]号《河南省国家行政机关公文处理实施办法》的规定，现将学校各类归档文件材料载体使用及书写要求规范如下：
一、文件材料载体使用要求
1.各类归档文件材料载体应符合国家规范要求，归档的纸质材料的质量应达到色泽洁白，质地紧密，纸面平滑，柔韧性强、书写流畅的标准。
2.公文用纸幅面规格要统一规范，行政、党务机关的公文和底稿用纸一般采用国际标准A4型(210mm* 297mm)，人事档案材料用纸一般采用国际标准B5型(257mm* 182mm)，有特殊要求的除外。
3.教学类、科研类(包括学籍表、成绩单、研究生教育使用的各类表格、科研成果、计划等)及其它类归档的文件材料，使用的纸质材料参照行政机关公文用纸的规格(入人事档案的材料除外)。
4.基建档案类图纸部分的纸质材料，按行业规范执行。
5.声像类归档的载体材料较为复杂，录音带、录像带、磁盘、光盘等归档时，应图像清晰、音质优良、无失真、无粘连、无磁化现象，并配有与声像材料相对应的文字说明材料;照片归档时，底片、文字说明必须随之一同归档。
6.学生成绩大表上必须粘贴照片。
二、书写及字迹材料的要求
1.各类归档文件材料字迹要工整、清晰、不要书写错字、别字及不规范的简化字。
2.学校各级领导、各部门不论是草拟、打印公文，或是在填写报表、核稿、审批文件等一系列文书处理过程中，必须使用墨汁、碳素墨水、蓝黑墨水、黑色誊写油墨、“DA”圆珠笔，即档案专用圆珠笔。禁止使用铅笔、普通圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等。
3.凡需归档的传真电报和其它传真件，收到后应立即复印,并将传真件同复印件一起归档。
4.凡归档的文件材料，在起草、修改、签批时，留足左侧装订位置(应在2.5cm以上)。
三、工作中严格要求，严格管理
学校各单位办公室应加强对文件材料的拟写、打印、签批及立卷归档工作的监督检查，凡不符合上述要求的文件材料应退回改正后再归档。
四、本规范由学院办公室负责解释，自下发之日起执行，其它与本规范冲突的规定自行废止。
篇2:工学院人事档案鉴别归档制度
原中工学院人事档案鉴别归档制度
1.判定材料是否属于所管干部的材料及应归入干部档案的内容。发现有同名异人、张冠李戴的，或不属于人事档案内容和重复多余的材料，应清理出来。对其中有保存价值的文件资料，可交文书档案或转交组织部、人事处。无保存价值的，应登记报主管领导批准销毁。
2.审查材料是否齐全、完整。注意人事档案的成套性，对头尾不清、来源和时间不明的材料，要请组织、人事部门查清注明后再归档。
3.审查材料是否手续完备。凡规定需由组织盖章的，要有组织盖章，应有本人的签署意见或由组织注明经过本人见面。凡不符合归档要求，手续不完备的档案材料，须请有关职能部门补办完手续后再归档。
4.鉴别中发现涉及干部政治历史问题或其它重要问题，需要查清的材料及未办理完毕的材料，不能归入人事档案，应交有关组织处理。
5.鉴别时，发现档案中缺少有关材料，要及时进行登记并报请组织部、人事处收集补充。
篇3:工学院送交人事档案材料归档工作制度
原中工学院送交人事档案材料归档工作制度
1.全院建立主动送交干部档案材料归档的工作制度，形成档案材料的部门，确定专人负责，及时地将形成的干部档案材料送交档案室归档。
2.送交的档案材料必须符合档案收集范围且为办理完毕的正式材料。
3.归档材料先交组织部、人事处鉴别，属于干部档案的内容，材料必须完整齐全、真实、文字清楚、对象明确，并写明承办单位及时间。
4.归档手续必须完备。归档的材料，凡规定有组织审查盖章的，须有组织盖章，规定要同本人见面的材料，(如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等)一般应有本人签字(特殊情况下，本人未见面签字的由组织注明)。
5.送交的材料如不符合归档要求时，档案室要及时通知组织部、人事处，补送材料或补办手续，形成材料的部门要按规定办理。
6.送交的干部档案材料若有涂改、伪造的要坚决予以清除，并报请主管领导追究有关人员的责任。
7.送交的干部档案材料的载体应使用规定的办公用纸，材料左边留出2-2.5厘米装订边，文字不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水和复写纸书写。除电传材料以及个别需复印存档外，一般不得用复印件代替原件存档(上级规定可以存复印件的除外)。
